Documentos electrónicos en Colombia ¿Ya estás en ejecución con todos ellos?

Colombia ha querido seguir los pasos de las grandes economías al entrar en la era de lo digital para temas fiscales y tributarios por medio de los documentos electrónicos, los cuales soportaran las transacciones que se realizan entre empresas y personas naturales en relación con los ingresos, costos y gastos en los que deben incurrir para el normal funcionamiento de estas sin importar si están catalogadas como pequeña, mediana o gran empresa.

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Estos documentos, que en realidad son archivos, reflejan la transacción económica de compra y venta de bienes y servicios, así como el pago de mano de obra para llevar a cabo el objeto social de la compañía. Es por esto que el Gobierno de Colombia a través de Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN –  inicia desde el año 2019 con la implementación y transmisión de la Facturación Electrónica (FE) , en el año 2021 implementa e inicia con la transmisión de la Nómica Electrónica (NE) y para el año 2022 se implementa y se da inicio con Documento Soporte de Adquisiciones (DSA) y Recepción de eventos electrónicos (RADIAN), todos estos con la finalidad de realizar cruces de información fiscal y tributaria entre las empresas de tal forma que sean reconocidos los costos, gastos, deducciones, ingresos, pasivos e impuestos descontables  que tienen en cuenta las compañías al momento de la presentación de impuestos y declaraciones tributarias a la DIAN.

Para poder realizar la transmisión de FE, NE, DSA y RADIAN, se puede ejecutar por medio de:

1.) La plataforma gratuita de la Dian, la cual aplica para pequeñas empresas que no generan muchos documentos electrónicos. 2.) Realizar el envío a través de un proveedor tecnológico especializado que cumpla con todos los requisitos de ley y que este avalado y acreditado por la DIAN ya que son ellos los que cuentan con la tecnología necesaria para entregar la información bajo la estructura exigida por ellos y que es validada y aceptada para realizar los respectivos cruces de información.

Según el tipo de documentos deben de cumplir ciertas características sin embargo todos coinciden en los siguiente:

1.) Representación gráfica del documento. 2.) Numeración consecutiva, en el caso de la FE y el DSA deben ser autorizado por resolución de la DIAN, en el caso de la NE, esta numeración es propia de la empresa. 3.) Generación del archivo XML ya que este es el que finalmente registra y guarda la DIAN para sus cruces de información. 4.) Información de contacto del remitente, nombre, identificación, y dirección, para poder conocer quien fue el generador del documento electrónico. 5.) Todos los documentos deben ser validados a través de una firma digital para darle veracidad a la información, así como incluir un Código QR y un código único para cada tipo de documento a emitir.

Los documentos electrónicos además de ser una exigencia de los entes de control son una ayuda para validar las transacciones de todos los contribuyentes y mejorar el control tributario, adicional a esto es un proceso de innovación de los procesos dentro de las compañías que facilitaran la contabilidad y administración de las mismas.

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Articulo por: Adriana Esponosa

Especialista Contable Gestion System S.A.S.

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