Nómina electrónica en Colombia inicio de su implementación

Teniendo en cuenta las Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 y la Resolución 000037 de mayo 21 de 2021, las empresas ya deben iniciar con sus procesos para la emisión de la Nómina Electrónica según las fechas estipuladas y la normatividad vigente en dichas resoluciones.

La Nómina Electrónica hace parte del propósito de la DIAN de centralizar toda la información de pagos y deducciones a los empleados en lo llamado “Bóveda Digital”, tal como lo hizo con la Facturación Electrónica.

Según los grupos a los cuales pertenezcan las empresas, se estipulan Las fechas para dar inicio con este proceso de emisión de la siguiente manera: Para la inscripción o habilitación, es decir, activarse en la plataforma de la Dian se estableció el 18 de agosto de 2021. Ahora, para la implementación se estipulo lo siguiente: Grupo 1, empresas con número de empleados superior a 250 deberá iniciar con la generación y transmisión el 1 de septiembre de 2021, sin embargo, para este grupo, se amplió el plazo de transmisión para el 29 de octubre de 2021. Grupo 2: empresas con empleados en un rango de 101 a 250, su fecha de generación y transmisión será para el 1 de octubre de 2021. Grupo 3 empresas con empleados en un rango de 11 a 100 su fecha de generación y transmisión será para el 1 de noviembre de 2021. Grupo 4 empresas con empleados en un rango de 1 a 10 su fecha de generación y transmisión será para el 1 de diciembre de 2021.

En la información que se presentará mensualmente a la Dian, mediante el llamado Documento Soporte de Nómina electrónica, se deberá reportar los siguientes datos:

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del Sujeto Obligado a reportar
• Apellidos y nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago
• El código único de documento soporte de nómina electrónica CUNE
• Sistema interno de numeración consecutiva asignado por el sujeto obligado
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores devengados
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos
• El valor total: diferencia del valor total devengado y el valor total deducido
• El contenido del documento electrónico según anexo técnico: campos, valores (tablas)
• El medio de pago
• Fecha y hora de generación
• La firma digital del sujeto
• Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT, del proveedor
  de soluciones tecnológicas y la identificación del software

A diferencia del proceso de facturación electrónica donde las empresas deben emitir cada que se genere una factura a un cliente, la Nómina Electrónica se emitirá mensualmente dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual se efectuaron los pagos. Es de anotar que las empresas podrán continuar con los periodos de pagos a sus empleados como lo tienen estipulado, es decir semanal, quincenal, decadal o mensual, pero al realizar la transmisión de la información a la Dian deberá reportar la suma total de lo pagado y deducido por todo concepto durante el mes a reportar.

Para la gran mayoría de las empresas colombianas este proceso les implicara un gran reto en el cambio de mentalidad para la utilización de nuevos sistemas información, ya que en la actualidad la mayoría de las Pymes liquidan su nómina en hojas de cálculo, donde no solo les implica mucho tiempo de ejecución, sino un gran riesgo en la generación de posibles errores en los pagos a los empleados.

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Artículo por: Adriana Espinosa

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